تفصيل خدمات الاستشارات والتنظيم :

1- تأهيل المنشآت للحصول على شهادة آيزو 2000:9001

عندما تقرر الإدارة العليا للمنشأة في الحصول على شهادة المواصفة العالمية آيزو 2000:9001 فيتحرك خبراء المستقبل على الفور بالتنسيق مع الإدارة العليا في اختيار ممثل الإدارة وفريق المراجعة الداخلية، وتحديد ووضع خطة عمل، وجدول زمني للتدريب على مفاهيم المواصفة وأساليب التنفيذ، والبدء في التقييم المبدئي للإجراءات المراد توثيقها واستئناف تطوير وإعداد وتوثيق مستندات نظام الجودة، والتأكد من أن متطلبات المواصفة قد تم تنفيذها.

أما المرحلة الثانية الخاصة بالتأهيل فهي:

1- إنشاء وظيفة المراجعة الداخلية.
2- اختيار جهة مانحة للشهادة معتمدة من جهة اعتماد معروفة ولها خبرة في مجال عمل المنشأة.
3- وأخيراً وبعد حصول المنشأة على الشهادة فهي عادة ما تقوم بالإعلان عن ذلك بغرض استخدام الشهادة للترويج والدعاية والتسويق.

الوقت المقدر للحصول على شهادة آيزو:

تقدر مدة الانتهاء من تطبيق معايير المواصفة في العادة ستة أشهر تقريباً من الأعمال والإجراءات والتوثيق والتدريب بإشراف الإدارة العليا، وقد تطول هذه المدة إلى أكثر من ذلك لعدة عوامل ومعوقات قد تتسبب في التأخير، من أهمها عدم تفهم الإدارة العليا لمفاهيم ومبادئ تطبيق الجودة.

2- إعداد سلم الرواتب ودراسة الرواتب وأنظمة التعويضات والبدلات

وهو عبارة عن سلم يبين الرواتب والبدلات لجميع فئات الوظائف المعتمدة في المنشأة يتم من خلاله تنظيم وتقنين عملية التعيين والترقيات والعلاوات والزيادات.
يقوم مكتب ومركز المستقبل للاستشارات الإدارية والتدريب بتقديم خدماته في مجال إعداد وتصميم سلم الرواتب والتصنيف الوظيفي ونظام البدلات والتعويضات بعدة طرق وأساليب علمية تتناسب مع مجال عمل المنشأة ومبنية على دراسة السوق المحلي والإقليمي والدولي والعرض والطلب.

يقوم مستشاري المستقبل بحصر الوظائف المعتمدة في المنشأة ومسمياتها ومستوى الرواتب الممنوحة ودراستها بشكل مستفيض، مع تحليل وتقييم هذه الوظائف ومسئولياتها واقتراح معدلات الرواتب المناسبة لها، ومن ثم تحديد نوع سلم الرواتب الذي سيتم اعتماده (سيتم توضيح ذلك لاحقاً).
هذا وبعد الموافقة على السلم الجديد، يتم إعداد لائحة تعليمات لتطبيقه من قبل المختصين، بعد ذلك سيقوم خبراء المستقبل بتسكين العاملين الحاليين عليه، مع اعتماد التوظيف المستقبلي بناء عليه.

طرق إعداد سلم الرواتب:

يتم أولاً تقييم الوظائف بحسب أوزانها والتي تحدد بعدة طرق، وهي طريقة الترتيب البسيط أو طريقة الدرجات أو طريقة المقارنات أو طريقة النقط وذلك حسب طبيعة الوظائف في المنشأة وحجمها وعدد وظائفها.
ويقوم خبراء المستقبل بإعداد سلم الرواتب بطريقتي باترسون والطريقة الخاصة بالمستقبل للاستشارات الإدارية والتدريب، كما يتم تصميم سلم الرواتب هذا بحيث يمكن استخدامه لأغراض التوظيف والعلاوات والزيادات السنوية (إن وجدت) والترقيات (وذلك حسب طبيعة عمل المنشأة).

كيف يقوم خبراء المستقبل بإعداد سلم الرواتب؟

أهداف سلم الرواتب:

لا شك أن وجود سلم رواتب في منشأة ما، يعني الموضوعية في دفع الأجور، مع القدرة على  احتساب الميزانيات السنوية للرواتب والبدلات والتخطيط للتوظيف بشكل سليم، وتقنين عملية منح الرواتب والبدلات، وتوحيد الرواتب الممنوحة للوظيفة الواحدة عند التعيين، ومساواة العاملين الذين يعملون على الوظائف المتشابهة في الرواتب والبدلات، والبعد عن التقديرات الشخصية عند منح الرواتب.

مزاياه:

*  منع المشكلات المترتبة على تفاوت الرواتب الممنوحة للوظائف المتشابهة.
*  منع انخفاض الروح المعنوية لدى العاملين.
*  يساعد على اطمئنان المنشأة أنها تدفع الرواتب بناء على ما تعرضه السوق.
* المساعدة في إعداد الميزانيات السنوية بدقة وموضوعية.

فلسفة المستقبل في إعداد سلم الرواتب:

يتم أولاً تقييم الوظائف بعدة طرق، منها طريقة الترتيب البسيط أو طريقة الدرجات أو طريقة المقارنات أو طريقة النقاط، وذلك حسب طبيعة الوظائف في المنشأة وحجمها وعددها.
ويعتمد مكتب ومركز المستقبل للاستشارات الإدارية والتدريب عند إعداد سلم الرواتب على طريقتين تتحدد بناء على طبيعة عمل المنشأة، وهي كالتالي:

طريقة باترسون:

وتعتمد هذه الطريقة على تصنيف الوظائف إلى ست فئات، تبدأ بوظائف غير المهرة وتنتهي بوظائف الإدارة العليا، وتنقسم كل فئة إلى عدد من المجموعات الفرعية داخل المنشأة العامة.
بعد ذلك يتم إعداد السلم على أساس وضع مراتب لهذه الوظائف مبنية على تقسيم الوظائف المذكورة أعلاه، لكل مرتبة وظيفية عشرون درجة يتم تعيين الموظفين وترقيتهم على أساسها، وهذه الطريقة لا تأخذ في الحسبان جنسيات الموظفين بل يتم تحديد الرواتب بناء على حجم الوظيفة ومسئولياتها وما تسفر عنه عملية تقييم الوظائف.

 طريقة المستقبل للاستشارات الإدارية والتدريب:

يتم تصميم سلم رواتب المستقبل بحيث يشتمل على عدد من المراتب الوظيفية وعدد من الدرجات (المربوط) بحيث تستخدم لأغراض التوظيف والزيادات السنوية والترقيات، كما يتم تقسيم سلم الرواتب إلى قسمين، الأول للإداريين والثاني لغير الإداريين، وتحدد بعض الدرجات لتوظيف الآسيويين وللعرب وللسعوديين وللغربيين (وذلك حسب طبيعة عمل المنشأة).

الخطوات التي يتبعها المستقبل لإعداد سلم الرواتب:

أولاً: مراجعة المسميات الوظيفية المعتمدة في الهيكل التنظيمي للمنشأة.
ثانياً: مراجعة وتحليل الأوصاف الوظيفية لوظائف المنشأة.
ثالثاً: تقييم الوظائف بحسب المهام والمسئوليات المناطة بها.
رابعاً: تجميع وظائف المنشأة في مجموعات بناء على وزن كل وظيفة.
خامساً: مراجعة وتحليل الرواتب التي تقدمها المنشأة لموظفيها في الوقت الحالي.
سادساً: جمع المعلومات عن الرواتب التي يقدمها السوق لمثل هذه الوظائف (مسح السوق).
سابعاً: مقارنة الرواتب الممنوحة بما يقدمه السوق.
ثامناً: إعداد سلم رواتب مبني على التصنيف الوظيفي.
تاسعاً: مراجعة السلم المقترح مع المختصين في المنشأة.
عاشراً: إجراء التعديلات إن وجدت.

3- إعداد الهياكل التنظيمية

وهي خرائط تنظيمية توضح مواقع الوظائف المعتمدة في المنشأة وارتباطها التنظيمي مع بعضها البعض بشكل واضح، كما يتم توضيح العلاقات التنظيمية بين الإدارات والأقسام، وفي هذا الصدد يقوم مستشاري المستقبل بإعداد دليل تنظيمي به الخرائط التنظيمية مبيناً فيها مسميات وظائف المنشأة، وتصنيفها في مجموعات عامة وأخرى نوعية، كما يتم إعداد دليل متكامل عن مهام ومسئوليات الإدارات والأقسام في المنشأة.
ويعتمد تصميم الهيكل التنظيمي للمنشأة على الدراسة الموضوعية للتنظيم الحالي لها والظروف التي تعمل في إطارها، وكذا الرؤية المستقبلية لمجالات النشاط الحالية والمتوقعة.

وتمر عملية تصميم الهيكل التنظيمي وإعداد مهام ومسئوليات الإدارات والأقسام بالمراحل التالية:

1- القراءة التحليلية والدراسة الموضوعية لكافة الوثائق والمستندات في المنشأة. التحديد الدقيق للأهداف الرئيسة للمنشأة.
3-  التحديد الدقيق للأنشطة التي يجب أن تمارسها المنشأة.
4- تحديد الأسس والمعايير التي يتم بموجبها تحديد الأنشطة.
5- تحديد المستويات التنظيمية في ضوء اختصاصاتها وبيان السلطات والمسئوليات.
6-  تحديد الارتباط التنظيمي بين الإدارة العامة والمنشآت التابعة وبين المنشآت بعضها البعض وبين الإدارات والأقسام في المنشأة الواحدة.
7- صياغة واجبات واختصاصات كل منشأة ووحدة تنظيمية بشكل محدد وواضح.
8-  صياغة مسئوليات ومهام الإدارات والأقسام في كل منشأة تابعة للمنشأة.
وتعتمد هذه الدراسة على تحليل الأوضاع التنظيمية الحالية في المنشأة واستطلاع آراء المسئولين والعاملين بها، كما ترتكز على معرفة العلاقات التي تربط الوحدات التنظيمية في المنشأة مع دراسة وافية لما تتطلبه أنظمة الشركات.

وفيما يلي منهجية الدراسة في تطوير الهياكل التنظيمية وتحديد السلطات والاختصاصات والواجبات لمنشأة ما:

ويتم ذلك من خلال عدة خطوات نوجزها فيما يلي:

*   إجراء دراسة ميدانية وعقد لقاءات وتصميم استمارات تهدف إلى التعرف على:
أ-  الهيكل التنظيمي الحالي للمنشأة شاملاً:
- مجلس الإدارة.
- الوحدات الإدارية.
- الأقسام التابعة.
ب- المشكلات والمعوقات التنظيمية القائمة ونقاط القوة والضعف في العلاقات التنظيمية بين الوحدات الإدارية المختلفة.
ت-     الاختصاصات المحددة لكل وحدة تنظيمية داخل المنشأة.
ث- خطوط انسياب السلطة بين الإدارات والأقسام وبين الرؤساء والمرؤوسين داخل المنشأة وإطارها التنظيمي.
- تحليل البيانات التي تم جمعها في الخطوة السابقة لتقييم الأوضاع الحالية ثم إعداد التصور المبدئي للهياكل التنظيمية المقترحة والاختصاصات والسلطات.
- مناقشة التصور المبدئي مع مسئولي المنشأة وإجراء التعديلات المطلوبة.