تفصيل خدمات الاستشارات والتنظيم :

4- الوصف والتوصيف الوظيفي

عند إعداد الوصف الوظيفي فيقوم مستشاري المستقبل بإعداد دليل الوصف والتوصيف الوظيفي (الشروط التي يجب أن تتوفر في شاغلي الوظائف الشاغرة) لكافة وظائف المنشأة.
ويتم في هذا الجزء إعداد دليل الوصف والتوصيف الوظيفي (شروط شغل الوظيفة) لكل وظيفة يتضمنها الهيكل التنظيمي وفقاً للأسس التالية:

* تحديد احتياجات العمل الفعلية من الوظائف.

* تحديد طبيعة الوظيفة ومتطلباتها من حيث التأهيل العلمي والخبرات والمهارات العملية المطلوبة لها.

* مراعاة مبدأ أن هناك موظف للوظيفة وليس العكس.

ويتم الاعتماد في هذا المجال على إعداد استبانات يقوم العاملون بملئها ثم تفريغ بياناتها وتحليلها تمهيداً لإعداد الدليل المطلوب والذي يتضمن ما يلي:

* المسمى الوظيفي.

* واجبات ومسئوليات وسلطات الوظيفة.

* نطاق الإشراف.

* التبعية التنظيمية للوظيفة.

* المؤهلات والخبرات المطلوبة لشغل الوظيفية.

* المهارات والقدرات المطلوبة لشغل الوظيفة.

5- دليل الصلاحيات

بهدف إعداد دليل جيد للصلاحيات فيتم تحديد صلاحيات العمل الخاصة بالشركة، من ثم يتم توزيعها على الوظائف القيادية في كافة وظائف الهياكل التنظيمية المعتمدة لتمكين القائمين عليها من أداء مهام عملهم بيسر ووضوح والإشراف على أعمال المنشآت، وعلى سبيل المثال لا الحصر:

*  صلاحيات شئون الموظفين والشئون الإدارية وتشمل:
(اعتماد الوظائف المستحدثة وتحديد الرواتب الممنوحة -صلاحية الاختيار والتعيين والفصل- صلاحية اعتماد الإجازات-صلاحية اعتمادات الزيادات السنوية والاستثنائية والترقيات-صلاحية منح المكافآت وتوقيع الجزاءات-صلاحية صرف الرواتب-صلاحية إجراء التعديل في اللوائح المعتمدة).... إلخ.

*  الصلاحيات المالية وتشمل:
(فتح الحسابات - التوقيع على الشيكات - اعتماد الموازنات - متابعة المسائل المالية والتحصيل)...إلخ.

*  الصلاحيات الفنية وتشمل:
(الإنتاج -   التسويق - الشراء - البيع - المستودعات والتخزين). . . . . إلخ

6- إعداد لائحتي تنظيم العمل والمكافآت والجزاءات واعتمادها من وزارة العمل

سيقوم خبراء المستقبل بإعداد أو مراجعة لائحة تنظيم العمل الخاصة بالمنشأة وإدخال التعديلات اللازمة إن وجدت حتى تتناسب مع واقعها والسوق المحلية وكذلك أنظمة وزارة العمل، كما ستتضمن اللائحة ما يلي:
1- رسالة المنشأة.
2- أهدافها.
3- المنشآت والإدارات المرتبطة بها.

7- مراجعة وتطوير لوائح العمل الداخلية وإجراءات وخرائط سير العمل

لائحة الشؤون الإدارية والموارد البشرية وتشمل:
1/ لوائح شئون الموظفين وتتضمن على سبيل المثال:

* الإجازات.
* الجزاءات.
* التأمين على العاملين.
* الاستحقاقات المالية للعاملين.
* أنظمة الحوافز.
* تقييم أداء العاملين.

2/ لوائح تنمية الموارد البشرية وتتضمن على سبيل المثال:

* تحديد الاحتياجات التدريبية.

* تقييم الأداء الوظيفي.

3/ لوائح تخطيط القوى العاملة وتتضمن على سبيل المثال:

* تخطيط المسار والمستقبل الوظيفي.

* تقييم الوظائف.

4/ لوائح قسم التوظيف وتتضمن:

* تطوير نظم اختيار وتعيين وتنمية العاملين:
يعتبر نظم اختيار وتنمية المهارات الفنية والإدارية للعاملين -كل في مجال عمله- من أهم العوامل المؤثرة في المناخ التنظيمي في أي منشأة، ومن الأهمية بمكان التوصل إلى أفضل نظم الاختيار والتنمية لضمان رفع مستوى أداء العاملين وبالتالي نجاح الإدارة.

سوف يتم دراسة تطوير نظم اختيار وتنمية العاملين من خلال الخطوات التالية:

أ- جمع البيانات وتصميم استمارات الاستقصاء للتعرف على:
1- نظم الاختيار وطرق التعيين المطبقة حالياً.
2- أساليب تنمية المهارات الفنية والإدارية.
3- مدى استفادة العاملين من النظم القائمة ومدى انعكاساتها على أدائهم.
ب‌- تقييم النظام الحالي وتحديد أوجه القصور فيه.
ت‌- إعداد التقرير المبدئي متضمناً النظام المقترح للاختيار والتعيين، واقتراح البرامج والدورات التدريبية ونظم تنمية المهارات.
ث‌- مناقشة التقرير المبدئي مع المسئولين في المنشأة وحصر التعديلات المطلوبة.
ج‌- إعداد التقرير النهائي.

5/ لوائح الشئون الإدارية وتتضمن على سبيل المثال:

*   السكرتارية.
*  حركة واستخدام السيارات الاحتياطية وسيارات النقل.
*  صيانة السيارات والمباني والعدد والآلات والمكائن.

  لائحة الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) وتشمل:

لوائح الصادر والوارد الداخلي والخارجي سواء بالبريد أو الفاكس أو التلكس، وتنظيم عملية المكالمات الهاتفية، ولائحة فهرسة الملفات.

  لائحة إدارة المشتريات وتشمل:

متابعة المشتريات العامة والرقابة عليها– شراء المواد المستهلكة – المشتريات الداخلية – المشتريات الخارجية.

  لائحة المستودعات وتشمل:

الاستلام والمناولة والحفظ - الصرف والتسليم - الفقد - استبعاد التالف والمعيب - المرتجع - جرد المستودعات - جرد الموجودات الثابتة والمنقولة - التخزين - التسجيل في البطاقات- الحد الأدنى وحد الطلب.

  لائحة الإدارة القانونية وتشمل:

كافة اللوائح الخاصة بهذه الإدارة مثل المطالبات والقضايا القانونية المرفوعة ضد الغير ومرافعات الخلافات العمالية. . . . إلخ.

  لائحة الأمن والسلامة وتشمل:

دراسة الاحتياج الفعلي من قبل خبراء المستقبل لتحديد كافة اللوائح الخاصة بهذه الإدارة والقيام بإعدادها.

  اللائحة المالية وتشمل:

1- تقنين إجراءات تنفيذ الأعمال المالية وتبسيطها.

2-  تحقيق رقابة على الأعمال وعلى ممتلكات المنشأة.

3-  وضع قواعد وضوابط للرقابة على الأداء.

4-  وضع قواعد وضوابط للصرف.

5-  تحديد الاختصاصات والعلاقات المالية بين الإدارة العامة والمنشآت التابعة للمنشأة.

  الإطار العام للائحة المالية:

تتكون اللائحة المالية من العمليات التالية:

1- أحكام عامة.

2- التحصيل ومتابعة الديون.

3- محاسبة ومراقبة الفروع.

4- الإيرادات.

5- المقبوضات.

6- المدفوعات.

7- مراقبة المخزون.

8- التوجيه والتسجيل والترحيل.

9- التخطيط والموازنة.

10- الرقابة السابقة واللاحقة.

11- التحصيل.

12- التوريد.

13- إعداد الموازنة السنوية.

14- قيود العمليات المحاسبيّة.

15- القيد بالدفاتر والسجلات.

16- المراجعة الداخلية.

17- محاسبة التكاليف والتسعير.

18- شراء وبيع الأصول.

19- الميزانية والحسابات الختامية.

20- الموازنة التقديرية.

21- مراقب الحسابات.

  لائحة إدارة الإنتاج وتشمل:

استلام المواد الخام – خطوط الإنتاج – قياس الوقت والحركة – تحديد الإنتاجية المعيارية – تكلفة الإنتاج – الجودة – تطوير المنتجات – الدراسات والبحوث.

  لائحة إدارة المشتريات وتشمل:

المشتريات العامة – شراء المواد المستهلكة – المشتريات الداخلية – المشتريات الخارجية.

  لائحة التسويق والمبيعات وتشمل:

البيع النقدي - البيع الآجل - التعامل مع شكاوى العملاء - مراجعة العقود - الدعاية والإعلان – الحملات الإعلانية.

  لائحة المستودعات وتشمل:

الاستلام والمناولة والحفظ - الصرف والتسليم - الفقد - استبعاد التالف والمعيب - المرتجع - جرد المستودعات - جرد الموجودات الثابتة والمنقولة - التخزين - التسجيل في البطاقات.

  لائحة الإدارة القانونية وتشمل:

كافة اللوائح الخاصة بهذه الإدارة مثل المطالبات والقضايا القانونية المرفوعة ضد الغير ومرافعات الخلافات العمالية . . . . إلخ.

  لائحة قسم التفتيش وتشمل:

لائحة وإجراءات الرقابة الداخلية والرقابة المالية ورقابة الإنتاج ومتابعة تطبيق اللوائح والإجراءات المعتمدة من قبل المدير العام، كما تشمل هذه اللوائح متابعة كافة القرارات الصادرة من الإدارة العليا ومراقبة انضباط ودوام العاملين، ومتابعة المعاملات ومواعيد العروض المقدمة، إضافة إلى كافة ما تتطلبه مهام ومسئوليات هذا القسم.